春暖花开 管理践行者 —— 陈春花老师的著作连载
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有效沟通是企业获得协同与价值创造的基础
领域: 组织学习自我成长 2020-03-31 10:00
摘要:管理沟通是任何组织有效运作所不可或缺的。对内的有效沟通,能使大家团结一心、众志成城,实现组织目标。对外的有效沟通,能帮助企业获得外部成员的协同创造,从而获得更大的成长空间。

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管理沟通不同于一般意义上的沟通。管理沟通是围绕企业经营目标而进行的信息、知识传递和理解的过程,是实现管理目标的媒介,也是企业有效运作的润滑剂。正如巴纳德认为,“管理者最基本的功能是发展与维系一个畅通的沟通管道。”

沟通还必须包括两方面的含义,即意义的传递与被理解。我们知道,无论多伟大的思想,如果不传递给他人或被他人理解,都是毫无意义的。换句话说,沟通必须得到理解或者形成共识。因此,沟通并不一定要使对方完全接受自己的观念与价值,但一定要使对方完全明白你的观念与价值。

正因为此,“管理沟通是任何组织有效运作所不可或缺的,其主要作用有以下三方面:

  • 第一,管理沟通是润滑剂。不同的员工具有不同的个性、价值观、生活经历等,这些个体之间的差异必然会导致一些矛盾和冲突。通过管理沟通,可以使员工懂得尊重对方和自己,不仅了解自己的需求和愿望,也通过换位思考,彼此理解、信任,使工作关系变得融洽。

  • 第二,管理沟通是黏合剂。它将组织中的个体凝聚在一起,将个体和组织黏合在一起,使组织中的员工在组织的发展蓝图中将个人理想、个人发展和组织愿景结合起来,通过努力工作实现。

  • 第三,管理沟通是催化剂。研究表明,一些规模中等、制度健全的组织,其员工平均只将15%的潜力施展在工作之中。主要原因是员工不清楚组织发展的目标,也不明确组织的发展目标和个体之间的关系。良好的管理沟通可以通过上司与下属、员工之间的交流,增进员工对组织目标、愿景的了解,从而激发员工的内在潜力和潜能,使大家团结一心、众志成城,实现组织目标”。


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一、管理者要与员工坦诚相对

在我们团队早期研究管理沟通课题的时候,有一个小案例给我们留下了深刻的印象,我们在这里继续引用,以帮助大家理解有效沟通对员工的影响。

当公司最终不得不采取大幅裁员时,内德·巴恩霍特先生制定了严格的规则:员工只能从他的直接主管处得知被裁的消息。每件事都必须在部门内部得到解决,并关注每个计划和每个员工。于是公司的裁员活动以2/3的时间沟通,1/3的时间执行的方式进行着。

第一轮的沟通从内德·巴恩霍特先生开始,他头一次在向华尔街汇报业绩前动用了公司内部的播音系统,因为他希望员工们从他这里得到裁员的消息,而不是从CNBC广播电台。

他首先感谢每个人为削减成本和降低工资所做的贡献,然后陈述了经营恶化的状况。接着详细说明了为何裁员不可避免,将有多少人会丢掉工作,这一裁员数字由何而来,以及这一“痛苦”的过程将如何进行。员工们都从广播中听到了他那疲惫而无奈的声音。

第二轮沟通由执行裁员的经理完成。这些经理被要求参加了一系列持续一天的培训课程,在那里进行角色扮演,学习和知晓遣散员工的正确及错误方法,以及换位思考、倾听等沟通艺术。内德·巴恩霍特先生要求每位经理尽量做到诚实,比以往更加敞开大门,并且认真回复每一个问题。而员工可以随时随地地通过电子邮件和面谈的方式与高层管理人士进行沟通。内德·巴恩霍特先生本人,也在半年中向大约2万名员工发表讲话或是回答了他们提出的问题。

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员工们的士气和热情并没有因为大幅裁员而受到影响。公司对于被裁的员工提供离职补贴并帮助他们寻找工作,被裁的员工也采取了特殊的方式与公司告别:一位员工在离开公司前的最后几日,并没有把时间花费在更新个人简历,或是下班后伺机窥探电脑资料上,而是更加努力工作,工作时间更长,并且她的工作热情和在职期间最有效率的时期相媲美。她是这样评价她的CEO等领导者的:“我对他们不得不这么做感到难过,以尽可能好的方式结束工作是我送给他们的礼物!”

这个案例一直深深地影响着我们,如果管理者与员工坦诚相对,让员工得知全部的信息,以及所遭遇的情形,员工就会和管理者一起来面对困难并解决困难。

但可惜的是,许多公司花了大量的时间和精力以便更好地了解顾客的设想、评价和行为模式。很多大公司每年都会安排预算,固定地投入大量资金进行观察研究、成立专门小组、分发征询赠券,甚至设立信息交流台以便深入了解顾客。但是很少有公司投入同样的资源和精力去理解员工,去了解员工的需求、行为模式以及设立及时的回应机制。但是,我们都很清楚,其实,只有企业员工才真正了解、关心并能够满足顾客的需求。

美国民意调查公司从1950年开始曾调查了200家企业的雇员关于沟通方面的意见。1983年的调查结果表明,有23%~43%的员工希望企业能够倾听他们的意见,即希望加强企业内的向上沟通;多数员工对所在企业的双向沟通评价较低。调查者总结说:“最高管理者在员工需要他们的时候,反而离他们越来越远。”员工们还反映说,他们现在所得到的有关企业的大部分信息几乎都来自“小道消息”,而他们更希望从管理者、管理工作会议或发行的出版物中得到这些有用的信息。

1982年由托马斯、佩里思、福斯等咨询公司联合发起的对26家美国和加拿大企业的调查,得出大致相同的结论。员工们从“小道消息”获得的信息量仅次于顶头上司,90%的人都希望顶头上司成为“优先信息源”。研究还指出,如果顶头上司和经理等正式沟通网络不能完全满足员工的信息需要,则不受控制的、非正式的沟通网络将成为企业经营方针与发展方向的基本信息源。

这些现象并未随着时间推移而消失,相反,互联网时代,如果管理层不做出主动的有效沟通,员工们会更容易从不同的渠道获得“小道消息”,那些不受控制的、非正式的沟通网络则会更加广泛地影响着员工,进而直接影响企业的发展。

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二、今天的企业需要建立好外部沟通

日本奈良有一个世界一流的旅馆,每年春夏两季游人如织,但每年四月以后,燕子便争相飞到旅馆檐下,筑窝栖息,繁衍后代。招人喜爱的燕子都有随便排泄的不懂事之处,刚出壳的雏燕更是把粪便溅在明净的玻璃窗上或雅洁的走廊上,尽管服务员不停地擦洗,但我行我素的燕子总会在旅馆留下污渍。于是,客人不高兴了,纷纷找服务员投诉,影响效益的危机出现了,有关人士大伤脑筋。但不久,这种现象便渐渐消失了。原因是客人们看到了一封“燕子”写的信。

女士们、先生们:

我们是刚从南方赶来这儿过春天的小燕子,没有征得主人的同意,就在这儿安了家,还要生儿育女。我们的小宝贝年幼无知,很不懂事,我们的习惯也不好,常常弄脏你们的玻璃窗和走廊,致使你们不愉快。我们很过意不去,请你们多多原谅。

你们的朋友:小燕子

寻找欢乐的游客见到小燕子的信,都被逗乐了,肚子里的怨气也在大笑中悄然散去。

看到这里,相信你也会会心一笑。这就是与企业外部成员沟通,建立信任,达成理解并产生价值。

在许多研究中,人们指出工业经济和信息经济两者的区别:前者以生产者为主导,采取“自上而下”的传统管理结构,以生产数量为基础,追求规模效益,批量化地生产相同的产品;后者以数字化和网络化为表征,以客户为主导,以质量为基础,提供定制服务和突出个性的产品。这意味着在网络技术的背景下,企业沟通的技术及方式会以全新的形式出现,而借助于企业与外部成员之间的有效沟通,可以让各成员企业协同创造,提供更有效的服务与产品,可以让顾客获得更好的价值体验。

身为经济专栏作家的艾维·李(Ivy Ledbetter Lee)利用新闻工作的经验和从工商界得到的知识,致力于更好地沟通企业界和报刊媒介,建议公司改善各种关系。他曾使当时世界上最富有的约翰·D.洛克菲勒(John D. Rockefeller)从一位冷酷、贪婪的大亨变成一位乐善好施的慈善家,也曾使深受罢工风潮困扰的一些公司改善形象。由于艾维·李的成功,后人将其称为“公共关系之父”。如果我们从“公共关系”的视角去看待今天一家企业所要面对的各种关联和影响,就不难理解为什么需要建立好企业的外部沟通了。

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当企业处在一个无限链接之中时,企业所面对的挑战会更大,越来越多地面临各种诸如语言、价值观念、心理、传统习俗、行为方式、态度等的挑战,这些挑战最需要借助于有效沟通去解决。有效的外部沟通,也就是公共沟通,是一种独特的管理职能,它可以帮助企业建立和维系与企业外部成员,甚至包括公众之间的良性关系,使得外部成员可以了解、接受,并建立相互的信任与合作,有时也包括问题和纠纷的处理,甚至需要协调与公众和政府的关系。

作为协同管理中重要的构成部分,有效沟通可以帮助企业评估企业外部成员以及公众的态度和利益,检视外部成员对于企业政策、立场以及价值判断的理解与接纳程度,可以帮助企业与外部成员之间达成共识,或者相互理解,以建立每一个成员与企业之间利益与价值判断的一致,并设计和执行彼此认可的行动计划,从而获得共同的成长与发展。

互联网技术帮助企业更有效地展开组织沟通,当然也带来挑战,因为沟通的干扰因素变得更多,干扰变得更加容易。公共关系权威柯特利普和森特曾这样评价公共关系,他们认为公共关系是用有计划的努力来影响意见的过程,即以相互满意的“双向传播”(two-way communication)为基础,以好名声和负责任的行为影响舆论的有计划的努力。借用他们的这一观点,有效的沟通也是用有计划的努力来影响企业外部成员意见,并形成相互满意的双向沟通,以确立彼此负责任的行为,影响共同目标实现。

的确如此,在万物互联的背景下,任何企业的生存和发展都有赖于企业与外部成员形成价值共享与共创的过程,也有赖于良好的公众环境的培植以及和谐的公众舆论的认可和支持。我们之所以强调有效的沟通,正是源于此,借助于有效沟通的管理职能,帮助企业获得外部成员的协同与价值创造,从而获得更大的成长空间。(本文完)

|本文首发自陈春花教授官方微信公众号 “春暖花开”,经授权转载。

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