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吴庆海:知识工作者职场的必备杀技——知识萃取技术
领域: 知识管理 2018-03-28 10:00
摘要:知识萃取技术已经越来越成为知识工作者职场必备的一大杀技。有无可借鉴的统一框架和方法吗?有无可参考的实际案例吗?如何具体推动落实知识萃取呢?

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万物皆需萃,万物皆可萃。在职场上,为什么有些高手,无论谈吐,还是写PPT,都显得很高级?

仔细分析,往往会发现他们能够从错综复杂的信息中,提炼出思想的菁华。他们善于进行知识萃取,能够不断复盘反思,能够把握住重点,透过现象看本质。项目总结、案例开发、会议引导、经验提炼、专题研究、工作总结、报告撰写、专利分析、论文发表、课题立项、成果汇报、战略反思、项目复盘,等等都会涉及知识萃取的方法和技术。

知识萃取技术,就像为知识工作者配备的一项绝技。掌握好这门技艺,无论是发言,还是写材料,还是抓问题,都会让知识工作者游刃有余。掌握好这门技艺,甚至会让知识工作者如鱼得水,脱颖而出。与呈现技术、沟通技术、引导技术、教练技术等一样,知识萃取技术应该称为职场人必备的基础技能之一。出色的知识萃取能力,更会成为知识工作者的一大杀技。

伴随着组织知识“量”的不断积累,关注“质”的呼声与日俱增。把组织内外大量的数据、文本、经验等原始素材进行加工,挖掘、抽取、提炼出高价值知识的活动,都可称之为知识萃取。现阶段知识萃取的概念范畴在实践过程中已经被逐渐扩大,包含了对隐性知识及显性知识的整合、加工及提炼。对经验的萃取是隐性知识显性化的过程,对文档的萃取是显性知识标准化的过程。

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一、用户需求场景

从市场用户那里反馈的需求来看,有时候涉及的问题往往更为复杂。让我们先看看下面案例中项目总监Henry所面临的一些困惑。

案例场景

A公司是一家以电站工程研发、设计为核心业务的工程总承包单位,集电站工程研发、规划、设计、总承包、运行支持、工程监理等于一体。随着A公司工程在建项目越来越多,Henry却痛并快乐着。他研究生毕业后就进入A公司,先做技术,后来转做项目经理,最近刚被提拔为项目总监。回过头一看,在公司已经呆了15年了。当对公司运作的项目做了全面了解后,Henry发现项目实施效能不足、人手紧张等问题越来越凸显。

目前工程项目部有30多个项目经理,全都在满负荷运转着。他们的工作量非常大,一个项目刚结束,人员就马不停蹄地赶赴到下一个项目之中,中间根本没有休整、学习、提升的时间。虽然大家都很累,但是项目整体绩效并不乐观。类似的工程项目虽然实施过多次,但有时候同样的错误照犯不误。项目平均所花的时间、成本也没有显著提升改善,客户满意度也一般。项目人员,也似乎对工作不再有当初的激情。

由于电站总包项目相对比较复杂,对实施人员专业能力、综合能力要求都很高。Henry想还是要多招一些人才进行储备培养,可是人员编制公司控制得很严。工程项目实施人才培养的平均周期至少需要两三年,即便现找进来也没有办法直接委以重任,如何才能缩短人才的成长周期呢?这不,公司好不容易培养出来的项目经理小张,又被竞争对手高薪挖走了。小张手头的工作,还不知道谁能迅速上手呢。想到这里,Henry就感觉头痛不已。

如果你是一个企业的咨询顾问,应该给Henry开出一个什么药方呢?

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二、问题分析及识别

华为公司的创始人任正非认为现在是信息社会,知识很重要。上过战场的老兵,要善于把经验写成案例。年轻人看了案例,上战场再对比一次,就升华了。华为鼓励专家分享知识和经验,让每一个新项目、新人都能够在最佳实践基础上开展工作,交付更高效、高质量的结果。

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Henry目前面临的问题虽然千头万绪,但是核心的问题主要如下:

首先,项目实施只是低水平的重复。A公司工程项目目前接单状况尚好,但是项目绩效不佳,每一个工程项目只是在原来的层面进行低水平踏步而已。交付客户勉强够用,但长进提升的空间不大。即不能给予客户超越其预期的惊喜,也不能让项目成员有挑战非凡的兴奋。长远来看,A公司如果不重视这种情况,其核心竞争力必然会下降,长远来看必然会反映在市场销售上。

其次,项目知识萃取工作迫在眉睫。A公司由于没有形成项目复盘、知识萃取的习惯,没有人会花时间和精力深挖项目中的菁华,没有人能够沉下心进行实施方法提炼优化,更没有人愿意去把项目中的失误和教训广为传播。因此,每个人都很忙,反而没有时间及时进行项目经验教训总结。磨刀不误砍柴工,当项目结束后,应该让项目组成员休整一两周,并趁机进行项目的知识萃取。

另外,岗位知识萃取工作需要启动。工程项目部的知识需要进行有效地识别和梳理,也需要进行系统地归纳、总结、分类、存储,部门关键岗位的知识地图必须要进行梳理,部门人员的培训发展体系需要开始建立。唯有如此,新人的培养成长周期才能大大缩短,人员的调动或离职也不会导致知识的流逝和断层,部门已有好的经验也能得到快速传播、学习和复制。

因此,如何挖掘萃取项目成功因子,加强知识经验传承,为企业降本增效,是Henry扭转局面的关键之所在。

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三、知识萃取应用框架KEAF

英国管理学家查尔斯·汉迪曾经说过:只要对过去经历的事情加以反思,学习就发生了。类似Henry案例中的场景在许多组织里都在发生着。商业案例撰写、业务复制搬迁、项目知识总结、专家经验挖掘、课程课件开发、岗位工作清单、个人文章撰写,书籍撰写出版,…… ,都需要将过程中的隐形经验进行挖掘提炼,将过程中的显性知识进行整理加工。

这其中是否有通用性的框架和方法可以借鉴吗?我们能否对知识萃取做知识萃取呢?笔者于2016年提出知识萃取PREFS®过程方法之后,在实践应用之中又不断进行升级和优化,形成如下企业整体知识萃取应用框架(Knowledge Extraction Application Framework,简称为KEAF)。

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在知识萃取方向上继续研究。请各路大侠多批评指正,欢迎大家转发传播!
1# 2018-03-27 22:52